e-Factura pentru magazin online: cine e obligat și cum o legi de 1C

Ce este e-Factura

e-Factura e sistemul Serviciului Fiscal de Stat prin care emiți, semnezi și trimiți facturi fiscale în format electronic. Cumpărătorul le vede și le acceptă în același sistem, iar SFS le are imediat. Îți trebuie e-Factura pentru magazin online? Răspunsul scurt: contează mai ales când vinzi altor firme sau statului, și nici atunci nu e mereu obligatorie.

Intri prin Cabinetul personal al contribuabilului de pe sfs.md, cu autentificare MPass, și semnezi fiecare factură cu semnătura electronică (token USB sau semnătură mobilă). În sistem ai trei roluri posibile: furnizor, cumpărător și transportator. SFS are un ghid de utilizare cu toți pașii.

Este e-Factura obligatorie pentru un magazin online?

Pentru un magazin care vinde persoanelor fizice, nu. În 2026, e-Factura e obligatorie doar în câteva situații clare, iar un magazin B2C obișnuit, înregistrat sau nu ca plătitor de TVA, de regulă nu intră în ele. Situațiile sunt acestea:

La ultimele două situații, regulamentul exceptează energia electrică și termică, gazul, comunicațiile electronice și serviciile comunale, care nu te privesc ca magazin.

Cum ajungi pe lista SFS? Prin analiză de risc: trebuie să îndeplinești cel puțin trei criterii, de exemplu tranzacții lunare mari fără active și oameni pe măsură sau achiziții de la furnizori neconformi. În 2025 pe listă erau în jur de 70 de firme, iar SFS o completează periodic prin ordin (de pildă, Ordinul nr. 489 din 6 octombrie 2025 a adăugat 10 firme). Un magazin care lucrează curat are șanse mici să ajungă acolo.

O schimbare pentru cumpărătorii firme: din 1 ianuarie 2026 a fost abrogat art. 102 alin. (18) din Codul fiscal, care lega dreptul de deducere a TVA de primirea e-Facturii de la furnizorii de pe listă.

e-Factura obligatorie B2B din octombrie 2026: ce e adevărat

Pe câteva site-uri străine despre facturare electronică apare fraza că e-Factura devine obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B din 1 octombrie 2026, după un pilot în ianuarie 2026. Unul dintre ele spune singur că a fost scris parțial cu ajutorul inteligenței artificiale și citează o singură sursă comercială.

Am căutat această obligație în Codul fiscal, în materialele SFS și în pachetul de politică fiscală și vamală pentru 2027, aprobat de Guvern pe 8 septembrie 2026. Nu am găsit-o. Articolele Contabilsef din 2026 descriu în continuare obligația doar pentru cazurile din tabelul de mai sus.

Ce spunem noi la 24 septembrie 2026: extinderea e-Facturii la tot B2B-ul se discută, dar nu am găsit-o adoptată. Nu schimba nimic în grabă din cauza unui articol străin. Urmărește anunțurile de pe sfs.md și întreabă contabilul. Dacă obligația vine, firmele care au deja 1C legat de e-Factura vor trece prin ea fără stres.

B2C sau B2B: ce documente emiți la vânzări online

La vânzările către persoane fizice nu emiți factură fiscală la fiecare comandă. Plata cu cardul pe site se documentează cu documente primare, iar plata la livrare, în fața cumpărătorului, cu bon fiscal. Detaliile, pe scenarii, sunt pe pagina despre casa de marcat pentru magazin online.

La vânzările către firme lucrurile stau altfel. Dacă ești plătitor de TVA, emiți factură fiscală: pe hârtie sau prin e-Factura, voluntar, dacă nu ești obligat. Pragul de înregistrare obligatorie la TVA e de 1,7 milioane de lei vânzări în 12 luni consecutive, din 1 martie 2026. Despre TVA și regimurile fiscale găsești mai multe în ghidul despre taxele unui magazin online.

Să zicem că ai un magazin de materiale de construcții în Bălți, care vinde și online. Persoanele fizice plătesc pe site sau la livrare. Firmele de construcții comandă pe site cu plata pe factură. Pentru al doilea tip de client, e-Factura voluntară are sens: factura pleacă din 1C, clientul o acceptă în sistem, iar tu nu mai trimiți hârtii prin curier. Exemplul e ipotetic.

Cum legi e-Factura de 1C și de magazinul online

Legătura bună arată așa: comanda vine de pe site în 1C, 1C generează factura, iar factura pleacă în e-Factura fără să o bată nimeni de mână. Site-ul nu vorbește direct cu e-Factura. Intermediarul e programul de contabilitate.

• 1C. 1C:Gestionarea companiei pentru Moldova are integrare prin API cu e-Factura și schimb de date cu 1C:Contabilitate 3.0 pentru Moldova. Partenerul tău 1C îți spune dacă versiunea ta o suportă.
• Programe cloud. POSfix, Abac și Facturi.md anunță lucrul cu e-Factura. Pentru un magazin mic fără 1C, pot fi o variantă mai simplă.
• Site-ul. WooCommerce, Shopify sau OpenCart trimit comenzile în 1C prin CommerceML sau API. Asta e partea pe care o facem noi, descrisă în ghidul de integrare 1C cu magazinul online.

La comenzile B2B de pe site, cere de la început datele firmei cumpărătoare (denumire, IDNO, cod TVA, adresă juridică). Dacă ele ajung corect în 1C, factura iese corect din prima.

Cum începi, în 5 pași

1. Verifică dacă ești obligat. Ești pe lista SFS? Vinzi prin achiziții publice? Ai livrări speciale? Dacă nu, e-Factura e opțională.
2. Fă-ți semnătura electronică. Token USB sau semnătură mobilă. Fără ea nu poți semna facturile.
3. Intră în Cabinetul personal SFS prin MPass și activează serviciul e-Factura. Emite o factură de probă, după ghidul SFS.
4. Leagă programul de contabilitate. 1C sau alt program care lucrează cu e-Factura, ca facturile să nu se mai introducă de două ori.
5. Leagă site-ul de 1C. Comenzile B2B cu datele complete ale firmei intră automat. Pentru WooCommerce, vezi integrarea 1C cu WooCommerce.

Dacă folosești e-Factura pentru magazin online doar voluntar, pașii rămân aceiași. Pașii 1–3 îi faci cu contabilul. Pașii 4–5 sunt partea tehnică. Dacă vinzi deja firmelor și copiezi comenzile de mână, sună-ne: îți spunem cât ar costa legătura site – 1C în cazul tău. Integrarea 1C cu WooCommerce costă de la 500 €, în funcție de configurația 1C.

Dacă abia îți deschizi firma, începe cu actele pentru magazin online. Dacă ai deja stoc mare și mai multe depozite, citește și despre gestiunea stocului.